Software para centros de estética
El dinero entra un trimestre antes que el trabajo
Vendes un tratamiento de ocho sesiones en marzo y lo entregas hasta junio. Mientras tanto tienes que saber, delante de la clienta y sin dudar, cuántas le quedan. Ese descuadre entre cuándo se cobra y cuándo se trabaja es la particularidad de este oficio, y casi ningún programa de citas está construido alrededor de él.
Sin tarjeta para empezar. La cuota del plan de equipo es por centro, con las profesionales que quieras dentro.
Tres cosas que aquí se hacen distinto
En estética el calendario no es el problema difícil: el problema difícil es el dinero, porque se cobra antes de prestar el servicio y porque el saldo de cada clienta tiene que estar bien al céntimo en el mostrador. A eso se suman dos cuellos de botella físicos que no dependen de cuánta gente tengas contratada.
Ocho sesiones cobradas hoy, entregadas hasta el verano
Una clienta compra un tratamiento completo, lo paga entero y luego viene cada quince días durante tres meses. Si el recuento vive en una libreta o en una hoja de cálculo compartida, tarde o temprano hay una sesión de más o una de menos, y la conversación que sigue no la gana nadie: ella se acuerda de haber pagado ocho, tú tienes apuntadas nueve, y el saldo de confianza que se pierde ahí cuesta bastante más que la sesión.
La cabina, no la esteticista, es el carril estrecho
Tienes dos profesionales y una sola cabina de láser. Contratar a una tercera no añade capacidad: lo que limita el día es la sala, la máquina y el tiempo de montaje entre una clienta y la siguiente. Una agenda que solo entiende «personas disponibles» te dejará reservar dos tratamientos a la misma hora que físicamente no caben, y el descubrimiento se hace con las dos clientas ya en la puerta.
Una hora y media que se cae es la tarde entera
Un plantón en un negocio de citas de veinte minutos es una molestia. Aquí es un bloque de noventa minutos que ya no se rellena, con la cabina montada y el producto abierto. Por eso la señal no es una manía comercial ni una desconfianza hacia la clienta: es la única manera de que una tarde de tratamientos largos no dependa de que a nadie se le complique el día.
Qué hace por un centro de estética
La agenda del equipo, la web de reservas con tu marca y la caja diaria son las de siempre. Lo que sigue es lo que hace falta cuando el producto que vendes es un tratamiento por sesiones y no una visita suelta.
Bonos con el saldo siempre cuadrado
Defines el tratamiento con su número de sesiones y, si quieres, con caducidad. Cada visita cerrada descuenta una sola sesión, con una comprobación que impide bajar de cero aunque dos personas cierren a la vez desde dos dispositivos distintos. El saldo se ve en la ficha de la clienta antes de que pregunte.
Señal por servicio, no por norma general
Pides señal en el tratamiento de noventa minutos y no la pides en una depilación de labio. Se cobra con tarjeta en el momento de reservar y se descuenta del total al cerrar la visita. Si la clienta no aparece, la señal se queda y la cabina no se ha montado para nada.
Tarjetas regalo con su saldo
Se venden en el mostrador, se canjean parcialmente y el sistema lleva la cuenta de lo que queda. Diciembre es el mes en el que más se venden y el mes en el que peor se controlan cuando el registro es un talonario y una foto en el móvil.
Venta de producto en el mostrador
Las cremas y los cosméticos que revendes se dan de alta con su stock y se cobran junto al tratamiento en la misma caja. Puedes además enseñarlos en tu web para que la clienta sepa lo que llevas antes de venir.
La ficha de la clienta, visita a visita
El fototipo, las zonas trabajadas, el producto que le dio reacción, en qué sesión va. Se escribe en su ficha, va unida a su teléfono y se abre desde la cita. No aparece nunca en la parte pública de tu web.
Fotos de antes y después, con permiso
Cada visita admite fotos, privadas por defecto. Solo salen a tu galería si la clienta lo autoriza expresamente, y ese permiso queda registrado. Es la forma de tener un archivo de evolución sin publicar la piel de nadie por descuido.
Facturación preparada para VeriFactu
Cobrar por adelantado significa emitir factura por adelantado. El sistema numera y encadena las facturas con los requisitos del reglamento, así que el trimestre se cierra con lo que hay dentro y no con un montón de tickets sueltos.
Cada profesional ve solo lo suyo
Con roles de dueña, encargada y profesional, quien trabaja en cabina ve su propia agenda y sus propias clientas, y los números del centro los ves tú. Es lo que permite dar acceso al equipo sin enseñar la facturación entera.
La carta con la que abres
Al elegir centro de estética en el alta, estos servicios quedan escritos y encendidos con las duraciones y los precios de referencia de un centro en España. Es una carta corta a propósito: la depilación es el volumen y el facial es el ticket, y con esas dos patas se puede publicar el primer día.
- Diseño y depilación de cejas20 min · 12 €
- Depilación labio superior15 min · 7 €
- Limpieza facial profunda60 min · 45 €
- Depilación piernas enteras con cera45 min · 20 €
- Depilación ingles con cera20 min · 10 €
- Depilación axilas con cera15 min · 8 €
Los importes son los de la plantilla y se cambian uno a uno. Lo que no traen puesto son los tratamientos por sesiones: esos se montan como bonos, porque no se venden por unidades sino por tandas.
La depilación con cera va en zonas separadas y no en un paquete grande porque así es como se reserva de verdad: una clienta pide ingles y axilas, otra piernas enteras, y quien mira la web desde el móvil quiere ver su zona con su precio sin tener que abrir un desplegable. Marcar varias zonas en la misma reserva suma tiempos y precios en una única cita.
La limpieza facial profunda lleva una hora entera y es el servicio que más se subestima al montar la lista. Entre desmaquillado, vapor, extracción, mascarilla y protección no hay manera honesta de bajar de ahí, y ponerle cuarenta y cinco minutos para que quepa una clienta más es lo que hace que se trabaje con prisa justo en el tratamiento que la gente repite si le ha gustado.
El láser, los tratamientos corporales y los faciales antiedad están en la lista pero apagados, porque no todos los centros los ofrecen y porque casi siempre se venden por sesiones y no por unidad. Cuando los actives, lo habitual es publicar la sesión suelta con su precio y vender aparte el bono de seis u ocho, que es lo que compra la mayoría.
Lo que hay que saber antes de empezar
Aquí se reservan personas, no salas. No existe una entidad «cabina» que ocupe hueco por su cuenta, así que si tu cuello de botella es la sala de láser y no quién la maneja, la manera de reflejarlo es dar de alta la cabina como si fuera una profesional más, con su horario, y reservar contra ella. Funciona —una profesional aquí es simplemente un recurso con horas—, pero es una configuración y no una función pensada para eso, y conviene decirlo antes y no después.
El cobro de un bono entra en la caja el día que se vende, no el día que se presta cada sesión. Es la manera correcta de ver el dinero que ha entrado en el negocio, y es la incorrecta si lo que necesitas es repartir ese ingreso entre los meses en los que se trabaja. Para eso está el CSV trimestral que le pasas a tu gestor; la periodificación la hace él, no el programa.
Te lo montamos con tus datos
Todavía no hay un centro de estética publicado como ejemplo, y preferimos decirlo a enseñarte una barbería. Lo que sí podemos hacer es montarte el tuyo: pásanos tu Instagram o tu ficha de Google y te enseñamos tu centro funcionando, con tus tratamientos y tus precios, para que lo mires antes de decidir nada.
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Qué cuesta llevar el centro aquí
El plan sin coste es de una sola profesional y seguirá siéndolo, así que un centro con dos esteticistas está en el plan de equipo desde el primer día. Ese plan es una cuota fija al mes por todo el centro: no cobra por cita reservada ni se queda con un porcentaje de los bonos que vendes, que es justo lo que haría insoportable un modelo de comisión en un negocio que factura por adelantado.
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Lo que se pregunta en un centro
¿Puedo vender un tratamiento de diez sesiones y que se vayan descontando?
Tengo dos esteticistas y una sola cabina de láser. ¿Cómo lo monto?
¿Puedo pedir una señal en las citas largas?
¿Puedo vender cremas y cosmética en el mostrador?
¿Vale para un centro de medicina estética?
Para quién no es
No es para clínicas: en cuanto hay acto médico de por medio hacen falta una historia clínica y unas garantías que este programa no ofrece. Tampoco es para un spa o un hotel donde lo que se reserva son salas, circuitos y turnos de aforo, porque aquí la unidad reservable es una persona con su horario. Para un centro de estética de barrio con dos o tres cabinas y una carta de tratamientos, encaja.
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