Как закрывать и оплачивать каждую запись в trimly

1. Откройте «Сегодня» и посмотрите на «К закрытию»

Когда запись закончилась, а её никто не закрыл, она появляется над вашим расписанием на сегодня, в карточке «К закрытию»: время, клиент и услуга, самая старая первой. Те, что вчера остались открытыми, тоже здесь, с пометкой «вчера». В каждой строке две кнопки, «Оплатить» и «Не пришёл», и больше ничего открывать не нужно. Если их наберётся больше трёх, карточка покажет первые две, а остальные спрячет за кнопкой «Показать оставшиеся N», чтобы не закрывать расписание. Каждый мастер видит только свои записи; владелец и управляющий видят записи всего заведения, а число рядом с «Сегодня» в меню прибавляет их к новым бронированиям, поэтому оно уменьшается по мере того, как вы закрываете записи.

2. «Оплатить»: выберите, как клиент рассчитался

Нажмите «Оплатить», и откроется окно оплаты с клиентом и услугой вверху. В «Способ оплаты» отметьте Наличные, Карта или Bizum; по умолчанию стоит Наличные. Если клиент уже оплатил всё онлайн при бронировании, выбирать ничего не нужно: вместо кнопок будет «Уже оплачено онлайн». Если он внёс только депозит, строка «Уже оплачено онлайн» покажет, сколько он заплатил заранее, и итог уже это учитывает. «Итого» в самом низу — то, что нужно получить сейчас. Нажмите «Подтвердить оплату», и визит закрыт; если он сегодняшний, в уведомлении появится «Записать на следующий визит», если клиент хочет сразу записаться снова.

3. Подарочная карта, абонемент и товары

Если клиент платит подарочной картой, введите её код в поле «Подарочная карта» и нажмите «Применить»: остаток на карте списывается со стоимости услуги, полностью или частично, а остальное вы принимаете выбранным способом. Если у клиента есть абонемент на эту же услугу со свободными сеансами, вверху появится «Использовать абонемент»; нажмите его, и услуга будет стоить 0, потому что абонемент оплачен при покупке, а из него спишется один сеанс. А если клиент что-то покупает, «Добавить товары» добавит это в том же окне: в кассе услуги и товары учитываются отдельно.

4. Чаевые, фото и итоговая цена

В «Чаевые» есть «Без чаевых», три быстрые суммы (1, 2 и 5 €) и «Другая», чтобы ввести свою. Чаевые прибавляются к итогу, но хранятся отдельно: они не входят в цену услуги, а если у вас включён VeriFactu, то и в счёт, который выставляется при подтверждении оплаты. В «Фото визита» можно сделать до трёх фото результата; их видит только ваша команда, пока клиент не разрешит их публиковать, а как только вы сделаете хотя бы одно, кнопка «Спросить клиента» покажет ему вопрос прямо на вашем телефоне, чтобы он решил сам. Если в итоге вы взяли другую сумму, из-за скидки или дополнительной услуги, нажмите «Изменить цену» и введите, сколько получили на самом деле: именно эта сумма учитывается в кассе и в «Показателях».

5. «Не пришёл»: когда клиент не появился

Если клиент не пришёл, нажмите «Не пришёл». Запись закрывается без оплаты, исчезает из «К закрытию» и остаётся в истории как неявка: в следующий раз, когда откроете его запись, увидите, сколько их у него, он появится в фильтре «Неявки» в разделе «Клиенты», а неявка учтётся в столбце «Неявки» команды в «Показателях». Нажали не ту кнопку? Несколько секунд в уведомлении внизу есть «Отменить»; потом откройте запись и нажмите «Отменить «Не пришёл»». А если в «Настройки» → «Оплата и залоги» включите «Требовать депозит после нескольких неявок», именно эти неявки будут учитываться, чтобы попросить у клиента депозит, когда он снова запишется.

6. Или прямо из самой записи

Не обязательно ждать, пока запись появится в «К закрытию». Нажмите на визит в расписании, и внизу будет та же пара: «Принять» с суммой, которую ещё нужно оплатить (или «Отметить выполненной», если всё уже оплачено онлайн), и «Не пришёл» рядом с «Изменить время». Они ведут туда же, что и в карточке. Так же закрываются и более старые визиты, потому что «К закрытию» показывает только сегодняшние и вчерашние; в расписании их легко узнать по пометке «Не оплачено», которая держится до оплаты, а потом сменяется на «Оплачено». И не нужно ждать, пока пройдёт время записи: если клиент не пришёл, отметьте это прямо из записи, и это время освободится для другого клиента. А если вам удобнее всегда закрывать так, карточку можно убрать: «Настройки» → «Правила записи» → «Показывать «К закрытию» в «Сегодня»»; визиты всё равно остаются открытыми, пока вы их не закроете.

7. «Касса за сегодня»: сколько вы уже получили

На панели вверху раздела «Сегодня», рядом со значком монеты, видна сумма, полученная за день; на большом экране она подписана: «Касса за сегодня». Нажмите на неё, и раскроется разбивка: Наличные, Карта, Bizum и Онлайн, а отдельно Чаевые; если вы продавали товары, услуги и товары тоже показаны отдельно. Здесь только то, что вы закрыли: неоплаченный визит в кассу не попадает, даже если деньги уже в ящике. Каждый мастер видит только своё.

8. «Показатели»: «Забронировано» против «Получено»

В разделе «Показатели» «Забронировано» — это стоимость расписания за период, включая записи, которые ещё впереди, а «Получено», сразу под ней, — только то, что вы закрыли с оплатой. Если визиты никто не закрывает, «Получено» остаётся на 0 €, каким бы полным ни было расписание. Пока есть прошедшие незакрытые визиты, вверху висит предупреждение «N незакрытых визитов», которое ведёт в «Сегодня». А клиент, который не пришёл и которого не отметили, по-прежнему учитывается в «Забронировано» и «Визиты», как будто пришёл; после «Не пришёл» он переходит в счётчик неявок.

9. Отзыв просят только после оплаченных визитов

Примерно через два часа после окончания оплаченного визита (или сразу, как только вы его закроете, если делаете это позже) trimly просит клиента вас оценить через канал, отмеченный в «Настройки» → «Сообщения клиентам» → «Запрос отзыва». Если ваша карточка Google привязана и включено «Показывать отзывы Google», ссылка ведёт клиента прямо к написанию отзыва в Google. Визит, оставшийся открытым, ничего не просит, как и отмеченный «Не пришёл».

Ничто не предупредит вас, что отзыв так и не запросили. Запрос может уйти в течение семи дней после визита: если вы закроете визит на следующий день, запрос ещё придёт, но если закроете через неделю, этот клиент ссылку уже не получит.