Как выставлять счета клиентам через VeriFactu в trimly

1. Прежде чем начать: что вам понадобится

Подготовьте четыре вещи. Ваш NIF или CIF и юридическое название, в точности как они зарегистрированы в налоговой (Hacienda). Ваш электронный сертификат (от FNMT или другой признанный) в файле .p12 или .pfx вместе с паролем: именно им подписывается каждая отправка в AEAT, и он должен принадлежать владельцу бизнеса. Адрес заведения в «Настройки» → «Данные салона» → «Адрес», потому что он указывается в каждом счёте с данными клиента. И то, что вы выставляете счета с НДС на общей налоговой территории Испании: если ваш бизнес платит налоги в Стране Басков или Наварре, где свои системы, или выставляет счета с IGIC или IPSI (косвенные налоги Канарских островов, Сеуты и Мелильи), trimly пока не оформляет ваши счета. По текущему графику компании, которые выставляют счета через программу, должны пользоваться системой вроде VeriFactu с 1 января 2027 года, а индивидуальные предприниматели с 1 июля 2027 года. Раздел «VeriFactu и счета» в «Настройки» видит только владелец.

2. Включите VeriFactu в «VeriFactu и счета»

Откройте «Настройки» → «VeriFactu и счета». В «Налоговые данные» заполните поля «NIF / CIF» и «Юридическое название». Поле «Серия счетов» задаёт префикс номеров ваших счетов; если оставить его пустым, trimly использует год (2026/1, 2026/2…). В «Налоговый режим» выберите «VeriFactu», в «Режим» оставьте «VERI*FACTU» и сохраните. Затем в «Электронный сертификат» выберите свой файл .p12 или .pfx, введите пароль и нажмите «Загрузить сертификат»: trimly хранит его в зашифрованном виде и предупреждает вас, прежде чем истечёт срок его действия. Когда сертификат загружен, вернитесь в «Налоговые данные», включите переключатель «Включить отправку в AEAT» и сохраните.

С момента, как вы включите отправку, каждая оплата создаёт настоящий счёт в AEAT, с порядковым номером и без черновика. Не включайте её, чтобы попробовать: сделайте это в тот день, когда начинаете выставлять счета через trimly.

3. Каждая оплата оформляет упрощённый счёт

Дальше для чека вам ничего делать не нужно. Когда вы принимаете оплату за визит через «Оплата» → «Подтвердить оплату», trimly оформляет упрощённый счёт на сумму, которую вы получаете в этот момент, и отправляет его в AEAT. Если клиент оплатил онлайн при бронировании, счёт на этот платёж оформляется в момент оплаты, а когда вы принимаете оплату в заведении, счёт оформляется только на остаток. Абонементы и подарочные карты попадают в счёт при продаже, поэтому, когда их используют, новый счёт не оформляется. Чаевые никогда не входят в счёт. На каждом счёте есть QR-код, по которому клиент может проверить его на сайте AEAT, и надпись «VERI*FACTU».

4. Как клиент получает счёт

Ваш клиент находит свои счета на сайте вашего заведения, в «Мои записи»: у каждого оплаченного визита есть кнопка «Посмотреть чек», которая открывает счёт, готовый к печати или сохранению в PDF с телефона. Если клиент просит счёт сразу, откройте «Настройки» → «VeriFactu и счета» → «Посмотреть записи VeriFactu», нажмите на три точки у этого счёта и выберите «Распечатать чек». Откроется та же страница: её можно распечатать или скопировать её адрес и отправить клиенту в WhatsApp.

5. Если клиент просит счёт на свои данные, оформите его при оплате

Предпринимателю или компании нужен счёт на их имя, чтобы принять НДС к вычету. Когда клиент попросит, в окне «Оплата» нажмите «Счёт-фактура с данными клиента» и заполните «Испанский налоговый номер (NIF / NIE / CIF)», «ФИО или название компании» и «Адрес». NIF проверяется, пока вы его вводите: если контрольная буква не сходится, вы увидите это ещё до оплаты, и неважно, вводите вы его с дефисами или точками. Нажмите «Подтвердить оплату», и вместо чека будет оформлен полный счёт-фактура с данными клиента. Это может сделать любой из вашей команды, кто принимает оплату за визиты. Если вы откроете этот раздел и оставите его пустым, визит оплачивается как обычно, с чеком.

6. Если вы уже приняли оплату, оформите счёт из записи

Часто клиент просит счёт позже или уже оплатил онлайн при бронировании. Нажмите на визит в расписании: у оплаченных визитов есть раздел «Счёт-фактура клиента». Откройте «Счёт-фактура с данными клиента», заполните три поля и нажмите «Выставить счёт». trimly оформляет один полный счёт-фактуру, который заменяет все чеки этого визита, включая онлайн-депозит, а кнопка меняется на «Посмотреть счёт». Эти чеки не аннулируются, потому что так требует AEAT, а в новом счёте указано, какие именно он заменяет. У каждого визита только один счёт-фактура с данными клиента.

7. Как выглядит счёт

Счёт с данными клиента озаглавлен «Счёт-фактура» и содержит данные вашего заведения с адресом, номер и дату, данные клиента, каждую услугу с ценой без НДС, налоговую базу, НДС со ставкой, итоговую сумму и QR-код. Если вы оформляете его не в день визита, в нём также указана дата, когда вы оказали услугу, а если он заменяет чеки, то и какие именно. Он открывается, печатается и отправляется так же, как чек: через «Посмотреть счёт» в записи, из «Мои записи» клиента или из записей VeriFactu.

8. Если ошиблись: аннулируйте или скорректируйте

Выставленный счёт не редактируется: его исправляют другим счётом. В «Настройки» → «VeriFactu и счета» → «Посмотреть записи VeriFactu» нажмите на три точки у счёта. «Аннулировать» отменяет его в AEAT и просит ввести его номер для подтверждения; если это был счёт с ошибками в данных клиента, после аннулирования оформите его заново из записи с правильными данными. «Скорректировать» оформляет корректировочный счёт, когда меняется сумма. Чеки, которые заменил полный счёт, отмечены «Заменён счётом…», и по отдельности они не исправляются: исправляйте полный счёт. Аннулировать или корректировать счета может только владелец, и только те, которые AEAT уже приняла.

Если вы возвращаете онлайн-платёж за визит, на который уже есть счёт-фактура с данными клиента, trimly не аннулирует его сам. Проверьте его в записях VeriFactu и аннулируйте или скорректируйте в зависимости от того, что вы вернули.

9. Что передать вашему бухгалтеру

В «Посмотреть записи VeriFactu», в разделе «Экспорт для бухгалтерии», выберите текущий квартал, предыдущий или год и нажмите «Экспортировать CSV для бухгалтера»: скачается файл, который открывается в Excel, с номером, датой, клиентом и его NIF, базой, НДС и статусом в AEAT для каждого счёта. Счета, которые заменяют чеки, идут с пометкой «Sustitutiva F3 de…» и без сумм, потому что этот НДС уже есть в чеках, которые они заменяют; так ваш бухгалтер не учтёт его дважды. Эту пометку экспорт всегда пишет по-испански: она означает, что это заменяющий счёт типа F3 (так AEAT обозначает счёт, который заменяет упрощённые), а дальше идут номера чеков, которые он заменяет. Если вы продаёте товары, в «Продажа товаров» на том же экране VeriFactu укажите, применяете ли вы общий режим или recargo de equivalencia (особый режим НДС для тех, кто перепродаёт товары).

10. Чего trimly пока не умеет

Пока счёт-фактура с данными клиента принимает только испанские NIF, NIE и CIF; если у клиента номер плательщика НДС другой страны, оформите счёт вне trimly. Его также нельзя оформить на продажу только товаров или на абонементы и подарочные карты: на них выдаётся чек. А если VeriFactu у вас не включён, trimly не оформляет счета: в «Мои записи» клиент видит «Посмотреть квитанцию», то есть квитанцию об оплате, в которой ясно написано, что это не счёт.