Com fer factures als teus clients amb VeriFactu en trimly

1. Abans de començar: el que necessites

Tin a mà quatre coses. El teu NIF o CIF i la teua raó social, tal com consten en Hisenda. El teu certificat electrònic (el de la FNMT o un altre de reconegut) en un fitxer .p12 o .pfx, amb la seua contrasenya: és el que signa cada enviament a l'AEAT i ha de ser el del titular del negoci. L'adreça del teu negoci en «Configuració» → «Dades del negoci» → «Adreça», perquè tota factura amb dades del client la porta. I que factures amb IVA en territori comú: si el teu negoci tributa al País Basc o a Navarra, que tenen els seus propis sistemes, o factura amb IGIC o IPSI, trimly encara no emet les teues factures. Amb el calendari actual, les societats que facturen amb un programa han d'usar un sistema com VeriFactu des de l'1 de gener de 2027, i els autònoms des de l'1 de juliol de 2027. Només el propietari veu «VeriFactu i factures» en «Configuració».

2. Activa VeriFactu en «VeriFactu i factures»

Entra en «Configuració» → «VeriFactu i factures». En «Dades fiscals» escriu el teu «NIF / CIF» i la teua «Raó social». «Sèrie de facturació» és el prefix dels teus números de factura; si la deixes buida, trimly usa l'any (2026/1, 2026/2…). En «Règim fiscal» tria «VeriFactu», en «Mode» deixa «VERI*FACTU» i guarda. Després, en «Certificat electrònic», tria el teu fitxer .p12 o .pfx, escriu-ne la contrasenya i prem «Pujar certificat»: trimly el guarda xifrat i t'avisa abans que caduque. Amb el certificat pujat, torna a «Dades fiscals», encén «Activar l'enviament a l'AEAT» i guarda.

Des que encens l'enviament, cada cobrament crea una factura real en l'Agència Tributària, amb el seu número correlatiu i sense esborrany. No l'actives per a provar: fes-ho el dia que comences a facturar amb trimly.

3. Cada cobrament emet la seua factura simplificada

A partir d'ací no has de fer res per al tiquet. Quan cobres una visita amb «Cobrar» → «Confirmar cobrament», trimly emet una factura simplificada pel que cobres en eixe moment i l'envia a l'AEAT. Si el client va pagar en línia en reservar, la factura d'eixe pagament ix quan paga, i en cobrar en el local només es factura el que falta. Els bons i els vals regal es facturen en vendre'ls, així que bescanviar-los no emet cap altra factura. La propina no entra mai en la factura. Cada factura porta el seu codi QR, amb el qual el client la comprova en la web de l'AEAT, i la llegenda «VERI*FACTU».

4. Com li arriba la factura al client

El teu client té les seues factures en la web del teu negoci, en «Les meues cites»: en cada visita cobrada apareix «Vore tiquet», que obri la factura a punt per a imprimir-la o guardar-la en PDF des del mòbil. Si te la demana en eixe moment, entra en «Configuració» → «VeriFactu i factures» → «Vore registres VeriFactu», toca els tres punts d'eixa factura i tria «Imprimir tiquet». S'obri la mateixa pàgina: pots imprimir-la o copiar-ne l'adreça i enviar-li-la per WhatsApp.

5. Si et demana factura amb les seues dades, fes-la en cobrar

Un autònom o una empresa necessita una factura al seu nom per a deduir-se l'IVA. Quan te la demane, en el full «Cobrar» toca «Factura amb dades del client» i ompli «NIF / NIE / CIF», «Nom o raó social» i «Domicili». El NIF es comprova mentres l'escrius: si la lletra no quadra, t'ho diu abans de cobrar, i tant fa que l'escrigues amb guions o punts. Prem «Confirmar cobrament» i, en lloc del tiquet, s'emet una factura completa amb les seues dades. Ho pot fer qualsevol persona del teu equip que cobre visites. Si obris la secció i la deixes buida, la visita es cobra com sempre, amb el seu tiquet.

6. Si ja has cobrat, fes la factura des de la cita

Sovint el client la demana després, o ja havia pagat en línia en reservar. Toca la visita en l'agenda: en les visites cobrades apareix «Factura del client». Prem «Factura amb dades del client», ompli les tres dades i toca «Emetre factura». trimly emet una sola factura completa que substituïx tots els tiquets d'eixa visita, depòsit en línia inclòs, i el botó passa a «Vore factura». Eixos tiquets no s'anul·len, perquè així ho demana l'AEAT, i la factura nova diu quins substituïx. Cada visita té una sola factura amb dades del client.

7. Així queda la factura

La factura amb dades del client porta el títol «Factura» i hi consten les dades del teu negoci amb la seua adreça, el número i la data, les dades del client, cada servici amb el seu preu sense IVA, la base imposable, l'IVA amb el seu tipus, el total i el codi QR. Si l'emets un dia diferent del de la visita, també indica la data en què vas fer el servici, i si substituïx tiquets, diu quins. S'obri, s'imprimix i es compartix igual que el tiquet: amb «Vore factura» en la cita, des de «Les meues cites» del client o des dels registres.

8. Si t'equivoques: anul·la o rectifica

Una factura emesa no s'edita: es corregix amb una altra. En «Configuració» → «VeriFactu i factures» → «Vore registres VeriFactu», toca els tres punts de la factura. «Anul·lar» la cancel·la en l'AEAT i et demana que n'escrigues el número per a confirmar; si era una factura amb dades del client mal escrites, després d'anul·lar-la la tornes a emetre des de la cita amb les dades correctes. «Rectificar» emet una factura rectificativa quan el que canvia és l'import. Els tiquets que una factura completa ha substituït apareixen com a «Substituïda per la factura…» i no es corregixen per separat: corregix la factura completa. Només el propietari pot anul·lar o rectificar, i només factures que l'AEAT ja ha acceptat.

Si retornes un pagament en línia d'una visita que ja té factura amb dades del client, trimly no l'anul·la pel seu compte. Revisa-la en els registres i anul·la-la o rectifica-la segons el que hages retornat.

9. El que passes a la teua gestoria

En «Vore registres VeriFactu», en «Exportar per a la gestoria», tria el trimestre actual, l'anterior o l'any i prem «Exporta CSV per a l'assessoria»: es descarrega un fitxer que s'obri amb Excel i que porta el número, la data, el client i el seu NIF, la base, l'IVA i l'estat en l'AEAT de cada factura. Les factures que substituïxen tiquets hi ixen amb la nota «Sustitutiva F3 de…», que l'exportació sempre escriu en castellà i vol dir que és una factura de tipus F3, la que substituïx tiquets ja emesos. Ixen sense imports, perquè eixe IVA ja està en els tiquets que substituïxen; així la teua gestoria no el compta dos vegades. Si vens productes, indica en «Venda de productes», en la mateixa pantalla de VeriFactu, si estàs en règim general o en recàrrec d'equivalència.

10. El que encara no fa

De moment la factura amb dades del client admet NIF, NIE i CIF espanyols; si el client té un número d'IVA d'un altre país, fes-la fora de trimly. Tampoc no s'emet per a una venda només de productes ni per a bons o vals regal, que ixen amb el seu tiquet. I si no tens VeriFactu activat, trimly no emet factures: en «Les meues cites» el teu client veu «Vore justificant», un justificant de pagament que diu clarament que no és una factura.