Comment facturer vos clients avec VeriFactu dans trimly

1. Avant de commencer : ce dont vous avez besoin

Ayez quatre choses sous la main. Votre NIF ou CIF et votre raison sociale, tels qu'ils figurent auprès de l'administration fiscale. Votre certificat électronique (celui de la FNMT ou un autre certificat reconnu) dans un fichier .p12 ou .pfx, avec son mot de passe : c'est lui qui signe chaque envoi à l'AEAT, et il doit être au nom du titulaire de l'établissement. L'adresse de votre établissement dans « Paramètres » → « Établissement » → « Adresse », car toute facture aux coordonnées du client la mentionne. Enfin, vous devez facturer avec la TVA du territoire commun espagnol : si votre établissement est imposé au Pays basque ou en Navarre, qui ont leurs propres systèmes, ou s'il facture avec l'IGIC (Canaries) ou l'IPSI (Ceuta et Melilla), trimly n'émet pas encore vos factures. Selon le calendrier actuel, les sociétés qui facturent avec un logiciel doivent utiliser un système comme VeriFactu à partir du 1er janvier 2027, et les indépendants à partir du 1er juillet 2027. Seul le propriétaire voit « VeriFactu et factures » dans « Paramètres ».

2. Activez VeriFactu dans « VeriFactu et factures »

Allez dans « Paramètres » → « VeriFactu et factures ». Dans « Données fiscales », saisissez votre « NIF / CIF » et votre « Raison sociale ». « Série de facturation » est le préfixe de vos numéros de facture ; si vous la laissez vide, trimly utilise l'année (2026/1, 2026/2…). Dans « Régime fiscal », choisissez « VeriFactu », dans « Mode », laissez « VERI*FACTU » et enregistrez. Ensuite, dans « Certificat électronique », choisissez votre fichier .p12 ou .pfx, saisissez son mot de passe et appuyez sur « Téléverser le certificat » : trimly le conserve chiffré et vous prévient avant son expiration. Une fois le certificat téléversé, revenez à « Données fiscales », allumez l'interrupteur « Activer l'envoi à l'AEAT » et enregistrez.

Dès que vous activez l'envoi, chaque encaissement crée une vraie facture auprès de l'Agence fiscale espagnole, avec son numéro consécutif et sans brouillon. Ne l'activez pas pour faire un essai : faites-le le jour où vous commencez à facturer avec trimly.

3. Chaque encaissement émet sa facture simplifiée

À partir de là, vous n'avez rien à faire pour le ticket. Quand vous encaissez une visite avec « Encaisser » → « Confirmer l'encaissement », trimly émet une facture simplifiée pour ce que vous encaissez à ce moment-là et l'envoie à l'AEAT. Si le client a payé en ligne en réservant, la facture de ce paiement est émise au moment où il paie, et à l'encaissement sur place seul le reste est facturé. Les carnets et les cartes cadeaux sont facturés à la vente, donc les utiliser n'émet pas d'autre facture. Le pourboire n'entre jamais dans la facture. Chaque facture porte son code QR, qui permet au client de la vérifier sur le site de l'AEAT, et la mention « VERI*FACTU ».

4. Comment la facture parvient au client

Votre client retrouve ses factures sur le site de votre établissement, dans « Mes rendez-vous » : chaque visite encaissée affiche « Voir le ticket », qui ouvre la facture prête à être imprimée ou enregistrée en PDF depuis son téléphone. S'il vous la demande sur-le-champ, allez dans « Paramètres » → « VeriFactu et factures » → « Voir les enregistrements VeriFactu », touchez les trois points de cette facture et choisissez « Imprimer le ticket ». La même page s'ouvre : vous pouvez l'imprimer, ou copier son adresse et la lui envoyer par WhatsApp.

5. S'il veut une facture à ses coordonnées, faites-la à l'encaissement

Un indépendant ou une entreprise a besoin d'une facture à son nom pour déduire la TVA. Quand on vous la demande, dans la fiche « Encaisser », touchez « Facture aux coordonnées du client » et remplissez « N° fiscal espagnol (NIF / NIE / CIF) », « Nom ou raison sociale » et « Adresse ». Le NIF est vérifié pendant la saisie : si la lettre ne correspond pas, vous êtes prévenu avant d'encaisser, et peu importe que vous le saisissiez avec des tirets ou des points. Appuyez sur « Confirmer l'encaissement » et, au lieu du ticket, une facture complète à ses coordonnées est émise. Tout membre de votre équipe qui encaisse des visites peut le faire. Si vous ouvrez la section et la laissez vide, la visite est encaissée comme d'habitude, avec son ticket.

6. Si vous l'avez déjà encaissée, faites-la depuis le rendez-vous

Souvent, le client la demande après coup, ou il avait déjà payé en ligne en réservant. Touchez la visite dans l'agenda : les visites encaissées affichent « Facture du client ». Appuyez sur « Facture aux coordonnées du client », remplissez les trois champs et touchez « Émettre la facture ». trimly émet une seule facture complète qui remplace tous les tickets de cette visite, acompte en ligne compris, et le bouton devient « Voir la facture ». Ces tickets ne sont pas annulés, car c'est ce qu'exige l'AEAT, et la nouvelle facture indique ceux qu'elle remplace. Chaque visite n'a qu'une seule facture aux coordonnées du client.

7. À quoi ressemble la facture

La facture aux coordonnées du client s'intitule « Facture » et comporte les données de votre établissement avec son adresse, le numéro et la date, les coordonnées du client, chaque prestation avec son prix hors TVA, la base imposable, la TVA avec son taux, le total et le code QR. Si vous l'émettez un autre jour que celui de la visite, elle indique aussi la date à laquelle vous avez réalisé la prestation, et si elle remplace des tickets, elle précise lesquels. Elle s'ouvre, s'imprime et se partage comme le ticket : avec « Voir la facture » dans le rendez-vous, depuis « Mes rendez-vous » du client ou depuis les enregistrements.

8. En cas d'erreur : annulez ou rectifiez

Une facture émise ne se modifie pas : elle se corrige par une autre. Dans « Paramètres » → « VeriFactu et factures » → « Voir les enregistrements VeriFactu », touchez les trois points de la facture. « Annuler » l'annule auprès de l'AEAT et vous demande de saisir son numéro pour confirmer ; s'il s'agissait d'une facture aux coordonnées du client mal saisies, une fois qu'elle est annulée, vous l'émettez de nouveau depuis le rendez-vous avec les bonnes coordonnées. « Rectifier » émet une facture rectificative lorsque c'est le montant qui change. Les tickets qu'une facture complète a remplacés apparaissent avec « Remplacée par la facture… » et ne se corrigent pas séparément : corrigez la facture complète. Seul le propriétaire peut annuler ou rectifier, et uniquement des factures que l'AEAT a déjà acceptées.

Si vous remboursez un paiement en ligne d'une visite qui a déjà une facture aux coordonnées du client, trimly ne l'annule pas de lui-même. Vérifiez-la dans les enregistrements et annulez-la ou rectifiez-la selon ce que vous avez remboursé.

9. Ce que vous transmettez à votre comptable

Dans « Voir les enregistrements VeriFactu », sous « Export pour votre comptable », choisissez le trimestre en cours, le précédent ou l'année et appuyez sur « Exporter le CSV pour le comptable » : vous téléchargez un fichier qui s'ouvre dans Excel avec, pour chaque facture, le numéro, la date, le client et son NIF, la base, la TVA et le statut auprès de l'AEAT. Les factures qui remplacent des tickets y figurent sans montants, avec la mention « Sustitutiva F3 de… », que l'export écrit toujours en espagnol : elle signale une facture de remplacement (type F3 pour l'AEAT) et elle est suivie des numéros des tickets remplacés. Les montants n'y sont pas parce que cette TVA figure déjà dans ces tickets ; ainsi, votre comptable ne la compte pas deux fois. Si vous vendez des produits, indiquez dans « Vente de produits », sur le même écran VeriFactu, si vous êtes au régime général (régimen general) ou au recargo de equivalencia, le régime spécial de TVA des indépendants qui revendent des produits sans les transformer.

10. Ce que trimly ne fait pas encore

Pour l'instant, la facture aux coordonnées du client accepte les NIF, NIE et CIF espagnols ; si le client a un numéro de TVA d'un autre pays, établissez la facture en dehors de trimly. Elle n'est pas émise non plus pour une vente de produits seuls, ni pour les carnets ou les cartes cadeaux, qui sortent avec leur ticket. Et si VeriFactu n'est pas activé, trimly n'émet pas de factures : dans « Mes rendez-vous », votre client voit « Voir le reçu », qui ouvre un reçu de paiement indiquant clairement qu'il ne s'agit pas d'une facture.