Як виставляти рахунки клієнтам через VeriFactu у trimly

1. Перш ніж почати: що вам знадобиться

Підготуйте чотири речі. Ваш NIF або CIF і юридичну назву, точно так, як вони зареєстровані в податковій (Hacienda). Ваш електронний сертифікат (від FNMT або інший визнаний) у файлі .p12 чи .pfx разом із паролем: саме ним підписується кожне надсилання до AEAT, і він має належати власникові бізнесу. Адресу закладу в «Налаштування» → «Дані закладу» → «Адреса», бо вона є на кожному рахунку з даними клієнта. І те, що ви виставляєте рахунки з ПДВ на загальній податковій території Іспанії: якщо ваш бізнес сплачує податки в Країні Басків чи Наваррі, які мають власні системи, або виставляє рахунки з IGIC чи IPSI (непрямі податки Канарських островів, Сеути й Мелільї), trimly поки що не оформлює ваші рахунки. За чинним графіком компанії, які виставляють рахунки через програму, мають користуватися системою на зразок VeriFactu з 1 січня 2027 року, а самозайняті з 1 липня 2027 року. Розділ «VeriFactu і рахунки» в «Налаштування» бачить лише власник.

2. Увімкніть VeriFactu у «VeriFactu і рахунки»

Відкрийте «Налаштування» → «VeriFactu і рахунки». У «Податкові дані» заповніть поля «NIF / CIF» і «Юридична назва». Поле «Серія рахунків» задає префікс номерів ваших рахунків; якщо залишити його порожнім, trimly використовує рік (2026/1, 2026/2…). У «Податковий режим» виберіть «VeriFactu», у «Режим» залиште «VERI*FACTU» і збережіть. Потім у «Електронний сертифікат» виберіть свій файл .p12 чи .pfx, введіть пароль і натисніть «Завантажити сертифікат»: trimly зберігає його в зашифрованому вигляді й попереджає вас, перш ніж закінчиться термін його дії. Коли сертифікат завантажено, поверніться до «Податкові дані», увімкніть перемикач «Увімкнути передачу до AEAT» і збережіть.

Щойно ви ввімкнете передачу, кожна оплата створюватиме справжній рахунок в AEAT, з послідовним номером і без чернетки. Не вмикайте її, щоб спробувати: зробіть це в день, коли починаєте виставляти рахунки через trimly.

3. Кожна оплата оформлює спрощений рахунок

Далі для чека вам нічого робити не треба. Коли ви приймаєте оплату за візит через «Оплата» → «Підтвердити оплату», trimly оформлює спрощений рахунок на суму, яку ви отримуєте в цей момент, і надсилає його до AEAT. Якщо клієнт оплатив онлайн під час бронювання, рахунок на цей платіж оформлюється в момент оплати, а коли ви приймаєте оплату в закладі, рахунок оформлюється лише на решту суми. Абонементи й подарункові картки потрапляють у рахунок у момент продажу, тож коли їх використовують, новий рахунок не оформлюється. Чайові ніколи не входять у рахунок. На кожному рахунку є QR-код, за яким клієнт може перевірити його на сайті AEAT, і напис «VERI*FACTU».

4. Як клієнт отримує рахунок

Ваш клієнт знаходить свої рахунки на сайті вашого закладу, у «Мої записи»: біля кожного оплаченого візиту є кнопка «Переглянути чек», яка відкриває рахунок, готовий до друку або збереження в PDF із телефона. Якщо клієнт просить рахунок одразу, відкрийте «Налаштування» → «VeriFactu і рахунки» → «Переглянути записи VeriFactu», торкніться трьох крапок біля цього рахунку й виберіть «Роздрукувати чек». Відкриється та сама сторінка: її можна роздрукувати або скопіювати її адресу й надіслати клієнтові у WhatsApp.

5. Якщо клієнт просить рахунок на свої дані, оформіть його під час оплати

Самозайнятому чи компанії потрібен рахунок на їхнє ім'я, щоб віднести ПДВ до податкового кредиту. Коли клієнт попросить, у вікні «Оплата» торкніться «Рахунок-фактура з даними клієнта» й заповніть «Іспанський податковий номер (NIF / NIE / CIF)», «ПІБ або назва компанії» та «Адреса». NIF перевіряється, поки ви його вводите: якщо контрольна літера не збігається, ви побачите це ще до оплати, і неважливо, чи вводите ви його з дефісами або крапками. Натисніть «Підтвердити оплату», і замість чека буде оформлено повний рахунок-фактуру з даними клієнта. Це може зробити будь-хто з вашої команди, хто приймає оплату за візити. Якщо ви відкриєте цей розділ і залишите його порожнім, візит оплачується як завжди, із чеком.

6. Якщо ви вже прийняли оплату, оформіть рахунок із запису

Часто клієнт просить рахунок пізніше або вже оплатив онлайн під час бронювання. Торкніться візиту в розкладі: в оплачених візитах є розділ «Рахунок-фактура клієнта». Натисніть «Рахунок-фактура з даними клієнта», заповніть три поля й торкніться «Виставити рахунок». trimly оформлює один повний рахунок-фактуру, який замінює всі чеки цього візиту, включно з онлайн-депозитом, а кнопка змінюється на «Переглянути рахунок». Ці чеки не анулюються, бо так вимагає AEAT, а в новому рахунку зазначено, які саме він замінює. Кожен візит має лише один рахунок-фактуру з даними клієнта.

7. Який вигляд має рахунок

Рахунок із даними клієнта має заголовок «Рахунок-фактура» і містить дані вашого закладу з адресою, номер і дату, дані клієнта, кожну послугу з ціною без ПДВ, оподатковувану базу, ПДВ зі ставкою, загальну суму й QR-код. Якщо ви оформлюєте його не в день візиту, у ньому також указано дату, коли ви надали послугу, а якщо він замінює чеки, то й які саме. Він відкривається, друкується й надсилається так само, як чек: через «Переглянути рахунок» у записі, з «Мої записи» клієнта або із записів VeriFactu.

8. Якщо помилилися: анулюйте або скоригуйте

Виставлений рахунок не редагується: його виправляють іншим рахунком. У «Налаштування» → «VeriFactu і рахунки» → «Переглянути записи VeriFactu» торкніться трьох крапок біля рахунку. «Анулювати» скасовує його в AEAT і просить ввести його номер для підтвердження; якщо це був рахунок із помилками в даних клієнта, після анулювання оформіть його знову із запису з правильними даними. «Скоригувати» оформлює коригувальний рахунок, коли змінюється сума. Чеки, які замінив повний рахунок, позначено «Замінено рахунком…», і окремо вони не виправляються: виправляйте повний рахунок. Анулювати чи коригувати рахунки може лише власник, і лише ті, які AEAT уже прийняла.

Якщо ви повертаєте онлайн-платіж за візит, на який уже є рахунок-фактура з даними клієнта, trimly не анулює його сам. Перевірте його в записах VeriFactu й анулюйте або скоригуйте залежно від того, що ви повернули.

9. Що передати вашому бухгалтерові

У «Переглянути записи VeriFactu», у розділі «Експорт для бухгалтера», виберіть поточний квартал, попередній або рік і натисніть «Експортувати CSV для бухгалтера»: завантажиться файл, який відкривається в Excel, із номером, датою, клієнтом і його NIF, базою, ПДВ і статусом в AEAT для кожного рахунку. Рахунки, що замінюють чеки, мають примітку «Sustitutiva F3 de…» і не мають сум, бо цей ПДВ уже є в чеках, які вони замінюють; так ваш бухгалтер не врахує його двічі. Цю примітку експорт завжди пише іспанською: вона означає, що це заміщувальний рахунок типу F3 (так AEAT позначає рахунок, який замінює спрощені), а далі йдуть номери чеків, які він замінює. Якщо ви продаєте товари, у «Продаж товарів» на тому ж екрані VeriFactu вкажіть, чи ви на загальному режимі, чи на recargo de equivalencia (особливому режимі ПДВ для тих, хто перепродає товари).

10. Чого trimly поки не вміє

Поки що рахунок-фактура з даними клієнта приймає лише іспанські NIF, NIE і CIF; якщо в клієнта номер платника ПДВ іншої країни, оформіть рахунок поза trimly. Його також не можна оформити на продаж лише товарів чи на абонементи й подарункові картки: на них видається чек. А якщо VeriFactu у вас не ввімкнено, trimly не оформлює рахунків: у «Мої записи» клієнт бачить «Переглянути квитанцію», тобто квитанцію про оплату, у якій чітко написано, що це не рахунок.