Com fer factures als teus clients amb VeriFactu a trimly

1. Abans de començar: el que necessites

Tingues a mà quatre coses. El teu NIF o CIF i la teva raó social, tal com consten a Hisenda. El teu certificat electrònic (el de la FNMT o un altre de reconegut) en un fitxer .p12 o .pfx, amb la seva contrasenya: és el que signa cada enviament a l'AEAT i ha de ser el del titular del negoci. L'adreça del teu negoci a «Configuració» → «Dades del negoci» → «Adreça», perquè tota factura amb dades del client la porta. I que facturis amb IVA en territori comú: si el teu negoci tributa al País Basc o a Navarra, que tenen els seus propis sistemes, o factura amb IGIC o IPSI, trimly encara no emet les teves factures. Amb el calendari actual, les societats que facturen amb un programa han de fer servir un sistema com VeriFactu des de l'1 de gener de 2027, i els autònoms des de l'1 de juliol de 2027. Només el propietari veu «VeriFactu i factures» a «Configuració».

2. Activa VeriFactu a «VeriFactu i factures»

Entra a «Configuració» → «VeriFactu i factures». A «Dades fiscals» escriu el teu «NIF / CIF» i la teva «Raó social». «Sèrie de facturació» és el prefix dels teus números de factura; si la deixes buida, trimly fa servir l'any (2026/1, 2026/2…). A «Règim fiscal» tria «VeriFactu», a «Mode» deixa «VERI*FACTU» i desa. Després, a «Certificat electrònic», tria el teu fitxer .p12 o .pfx, escriu-ne la contrasenya i prem «Pujar certificat»: trimly el guarda xifrat i t'avisa abans que caduqui. Amb el certificat pujat, torna a «Dades fiscals», encén «Activar l'enviament a l'AEAT» i desa.

Des que encens l'enviament, cada cobrament crea una factura real a l'Agència Tributària, amb el seu número correlatiu i sense esborrany. No l'activis per provar: fes-ho el dia que comencis a facturar amb trimly.

3. Cada cobrament emet la seva factura simplificada

A partir d'aquí no has de fer res per al tiquet. Quan cobres una visita amb «Cobrar» → «Confirmar cobrament», trimly emet una factura simplificada pel que cobres en aquell moment i l'envia a l'AEAT. Si el client va pagar en línia en reservar, la factura d'aquest pagament surt quan paga, i en cobrar al local només es factura el que falta. Els bons i els vals regal es facturen en vendre'ls, així que bescanviar-los no emet cap altra factura. La propina no entra mai a la factura. Cada factura porta el seu codi QR, amb què el client la comprova al web de l'AEAT, i la llegenda «VERI*FACTU».

4. Com li arriba la factura al client

El teu client té les seves factures al web del teu negoci, a «Les meves cites»: a cada visita cobrada apareix «Veure tiquet», que obre la factura a punt per imprimir-la o desar-la en PDF des del mòbil. Si te la demana en aquell moment, entra a «Configuració» → «VeriFactu i factures» → «Veure registres VeriFactu», toca els tres punts d'aquella factura i tria «Imprimir tiquet». S'obre la mateixa pàgina: pots imprimir-la o copiar-ne l'adreça i enviar-la-hi per WhatsApp.

5. Si et demana factura amb les seves dades, fes-la en cobrar

Un autònom o una empresa necessita una factura al seu nom per deduir-se l'IVA. Quan te la demani, al full «Cobrar» toca «Factura amb dades del client» i omple «NIF / NIE / CIF», «Nom o raó social» i «Domicili». El NIF es comprova mentre l'escrius: si la lletra no quadra, t'ho diu abans de cobrar, i tant és que l'escriguis amb guions o punts. Prem «Confirmar cobrament» i, en lloc del tiquet, s'emet una factura completa amb les seves dades. Ho pot fer qualsevol persona del teu equip que cobri visites. Si obres la secció i la deixes buida, la visita es cobra com sempre, amb el seu tiquet.

6. Si ja has cobrat, fes la factura des de la cita

Sovint el client la demana després, o ja havia pagat en línia en reservar. Toca la visita a l'agenda: a les visites cobrades apareix «Factura del client». Prem «Factura amb dades del client», omple les tres dades i toca «Emetre factura». trimly emet una sola factura completa que substitueix tots els tiquets d'aquella visita, dipòsit en línia inclòs, i el botó passa a «Veure factura». Aquests tiquets no s'anul·len, perquè així ho demana l'AEAT, i la factura nova diu quins substitueix. Cada visita té una sola factura amb dades del client.

7. Així queda la factura

La factura amb dades del client porta el títol «Factura» i hi consten les dades del teu negoci amb la seva adreça, el número i la data, les dades del client, cada servei amb el seu preu sense IVA, la base imposable, l'IVA amb el seu tipus, el total i el codi QR. Si l'emets un dia diferent del de la visita, també indica la data en què vas fer el servei, i si substitueix tiquets, diu quins. S'obre, s'imprimeix i es comparteix igual que el tiquet: amb «Veure factura» a la cita, des de «Les meves cites» del client o des dels registres.

8. Si t'equivoques: anul·la o rectifica

Una factura emesa no s'edita: es corregeix amb una altra. A «Configuració» → «VeriFactu i factures» → «Veure registres VeriFactu», toca els tres punts de la factura. «Anul·lar» la cancel·la a l'AEAT i et demana que n'escriguis el número per confirmar; si era una factura amb dades del client mal escrites, després d'anul·lar-la la tornes a emetre des de la cita amb les dades correctes. «Rectificar» emet una factura rectificativa quan el que canvia és l'import. Els tiquets que una factura completa ha substituït apareixen com a «Substituïda per la factura…» i no es corregeixen per separat: corregeix la factura completa. Només el propietari pot anul·lar o rectificar, i només factures que l'AEAT ja ha acceptat.

Si retornes un pagament en línia d'una visita que ja té factura amb dades del client, trimly no l'anul·la pel seu compte. Revisa-la als registres i anul·la-la o rectifica-la segons el que hagis retornat.

9. El que passes a la teva gestoria

A «Veure registres VeriFactu», a «Exportar per a la gestoria», tria el trimestre actual, l'anterior o l'any i prem «Exporta CSV per a l'assessoria»: es descarrega un fitxer que s'obre amb Excel i que porta el número, la data, el client i el seu NIF, la base, l'IVA i l'estat a l'AEAT de cada factura. Les factures que substitueixen tiquets hi surten amb la nota «Sustitutiva F3 de…», que l'exportació sempre escriu en castellà i vol dir que és una factura de tipus F3, la que substitueix tiquets ja emesos. Surten sense imports, perquè aquest IVA ja és als tiquets que substitueixen; així la teva gestoria no el compta dues vegades. Si véns productes, indica a «Venda de productes», a la mateixa pantalla de VeriFactu, si estàs en règim general o en recàrrec d'equivalència.

10. El que encara no fa

De moment la factura amb dades del client admet NIF, NIE i CIF espanyols; si el client té un número d'IVA d'un altre país, fes-la fora de trimly. Tampoc no s'emet per a una venda només de productes ni per a bons o vals regal, que surten amb el seu tiquet. I si no tens VeriFactu activat, trimly no emet factures: a «Les meves cites» el teu client veu «Veure justificant», un justificant de pagament que diu clarament que no és una factura.